Privilege Services Luxembourg est reconnue pour son expertise en matière de recrutement, offrant un service de qualité Premium et sur mesure.
Pour l’un de nos clients, actif dans le domaine de l’immobilier, nous recrutons un/e Office Manager (h/f/d) à temps plein.
Votre Professionnalisme, votre Engagement et votre Polyvalence sont recherchés par notre Agence qui traitera votre candidature dans la plus grande confidentialité et avec toute l’attention qu’elle mérite.
Vos missions :
- Secrétariat :
- Accueil : assurer l’ouverture des locaux, le prises et transferts d’appels,
- Réception : créer les badges lorsque nécessaire, faire en sorte que la présence de tout visiteur soit agréable et appréciée (préparer l’accueil et les salles, proposer des rafraichissements, réserver les parkings ou taxis…)
- Réunions internes et externes : organisation, planification, préparation des salles et des supports,
- Events et voyages : commande et supervision des repas pour les meetings, organisation des voyages de l’équipe (transport, hôtel, restaurant, taxi…), organisation d’events corporate (happy hours, vœux,…) et inscriptions à des events externes.
- Administration générale :
- Tenue de l’agenda du CEO,
- Recevoir les courriers entrants et les dispatcher, prendre en charge les courriers sortants (simples, recommandés, UPS…)
- Assister la Direction et l’équipe Projets : formatage et préparation des documents et notamment contrats, suivi des fiches projet,
- Préparer les dossiers en vue des CA et des rapports investisseurs,
- Mettre à jour différents listings des contacts du bureau,
- Préparer une revue de presse hebdomadaire pour la Direction et l’équipe.
- Gestion :
- Tenue de la caisse et des notes de frais, contrôle et suivi du budget,
- Gestion du bureau : point de contact avec la gérance de l’immeuble, gérer le stock des fournitures, s’assurer que les installations du quotidien soient en état de fonctionnement et lorsque nécessaire organiser les réparations (copieurs, installations de visioconférence, machines à café, …),
- Superviser le parc de véhicules (suivi des assurances, organisation des visites/rdv divers)
- S’assurer de la bonne organisation et de la bonne gestion des absences (congés, maladies…)
- S’assurer de la bonne liaison des informations avec l’ensemble de l’équipe en coordination avec l’Assistante du CEO,
- D’autres missions ad hoc relatives au poste peuvent s’y ajouter si nécessaire.
Votre profil :
- Vous avez une expérience significative d’au moins 5 années à un poste similaire,
- Vous êtes autonome, responsable, flexible et méticuleux(se),
- Vous avez un permis de conduire et un véhicule personnel,
- Vous êtes discret(e) et de confiance,
- Vous faites preuve d’esprit critique et possédez d’excellentes capacités d’analyse et de synthèse,
- Vous maîtrisez le français et l’anglais à l’oral comme à l’écrit,
- Vous maitrisez les outils informatiques usuels à ce niveau de poste.
Vos horaires : Du lundi au vendredi ouvrable, de 8h30 à 17h30 avec une flexibilité de rigueur
Date de commencement : septembre 2024
Lieu : Luxembourg-ville
Type de contrat : CDI 40h/semaine
Salaire : rémunération motivante sur 13 mois avec chèques repas, complémentaire retraite, complémentaire santé du groupe
Un extrait de casier judiciaire sera à fournir avant validation de tout engagement.
Merci d’adresser votre candidature contenant votre CV ainsi qu’une lettre de motivation par mail à : jobs@privilege.lu en indiquant la référence du poste PSP-BT1-2024.
